OK Activation Canvas

OK Activation Canvas: uno strumento per iniziare a riflettere sulla trasformazione organizzativa

Gli ultimi due anni ci hanno insegnato quanto è importante per le organizzazioni imparare a navigare il cambiamento, affrontando l’incertezza in modo positivo e costruttivo. Questa capacità è necessaria per la continuità del business e si manifesta attraverso l’espressione di una leadership efficace, che sappia governare la complessità aziendale di sistemi sempre più polverizzati a livello geografico, eterogenei a livello generazionale, con un nuovo set di ambizioni, aspettative e discrezionalità circa l’aspetto del lavoro.

Pensiamo che, al loro interno e nei confronti del loro contesto, le organizzazioni debbano saper evolvere e crescere: che debbano cioè adottare un mindset trasformativo, una nuova attitudine all’innovazione e al digitale che sia accompagnata dallo sviluppo umano delle persone. Favorire questa attitudine al cambiamento è la sfida delle aziende di oggi ed è parte del nostro lavoro: per questo abbiamo deciso di condividere pubblicamente l’OK Activation Canvas, uno strumento dedicato a chi, nelle organizzazioni, inizia a ragionare sulla necessità di evoluzione e cambiamento, e desidera essere supportato nel disegno di alto livello di una strategia di trasformazione orientata alla resilienza.

Questo Canvas nasce dal nostro modo di guardare al cambiamento nelle aziende. Per OpenKnowledge, le organizzazioni sono sistemi complessi, caratterizzati da quattro ambiti fondamentali, che ne definiscono l’unicità: la tecnologia, gli spazi, il mindset e i processi.

Osserviamo questi sistemi attraverso una prospettiva people-centric, ovvero dal punto di vista delle persone e della loro esperienza, sapendo che il cambiamento, una trasformazione che per noi è sia umana che digitale, si può generare facendo leva su tre direttrici di azione, che noi chiamiamo Evolve&Change, Unlearn&Learn, Communicate&Engage. 

Utilizzando questi principi come guida per un lavoro di co-design, l’OK Activation Canvas permette di definire ad alto livello la strategia da seguire nell’ambito della trasformazione grazie a cinque step:  

1. Riconoscere il cambiamento organizzativo in atto – Il primo passo da compiere per chi decide di intraprendere lo studio della propria trasformazione è la definizione del cambiamento: il contesto di riferimento è uguale per tutte le organizzazioni, ma ciascuna ne viene influenzata e reagisce a modo suo, a seconda delle particolarità ed unicità di ciascun sistema aziendale. È quindi importante riflettere su cosa significhi cambiamento in modo specifico, attraverso le riflessioni degli stakeholder della trasformazione aziendale, arrivando a una definizione condivisa di ciò che è rilevante.
2. Qualificare la trasformazione organizzativa desiderata – Dopo aver dato una definizione condivisa di cambiamento, è altrettanto importante allinearsi su cosa significhi trasformazione nel contesto specifico, sia al livello teorico che pratico, ovvero quale sia il significato condiviso del percorso che si vuole intraprendere. Cosa significa trasformazione in termini di obiettivi e di risultati concreti?
3. Riconoscere il valore strategico della people-centricity – In OpenKnowledge lavoriamo al cambiamento partendo dal punto di vista delle persone, individualmente e nel loro insieme, guardando alla rete di relazioni, attitudini, comportamenti attraverso i quali ciascun sistema aziendale vive. Adottare una prospettiva people-centric è strategico nei percorsi di trasformazione, ma ciascuna organizzazione deve comprendere come utilizzare questa leva assecondando le proprie specificità. Per questo consideriamo necessario, nel nostro processo di lavoro, svolgere un momento di riflessione, allineamento e condivisione del significato specifico di people centricity.
4. Abilitare il cambiamento in azienda – Una volta compresi gli obiettivi e la prospettiva da cui approcciare la sfida, pensiamo che il cambiamento debba essere tradotto in azione seguendo tre direttrici: Evolve&Change, Unlearn&Learn, Communicate&Engage. A ciascuna di queste corrisponde una domanda, a cui le persone coinvolte nel lavoro devono trovare risposta: cosa dobbiamo far evolvere e trasformare? Cosa bisogna imparare e disimparare? Cosa dobbiamo comunicare e su cosa dobbiamo ingaggiare? E come, nella pratica quotidiana, lo facciamo?
5. Evolvere le dimensioni dell’organizzazione – L’ultimo step necessario a impostare una strategia di cambiamento è la comprensione di come le azioni individuate si realizzino nella pratica quotidiana, attraverso l’evoluzione dei diversi ambiti organizzativi. Come si trasformerà la tecnologia? E come gli spazi? Come cambierà il mindset? E come i processi?

Da ultimo, è importante ricordare che il successo di un progetto di trasformazione dipende anche dal riconoscimento del tempo necessario a portare a termine la propria azione. Per questo, a conclusione del Canvas, proponiamo di affiancare al lavoro di impostazione strategica un momento di pianificazione, delineando una roadmap di intervento di alto livello che aiuti le persone a guidare le iniziative verso gli obiettivi prefissati.

Quando utilizzare il Canvas

L’OK Activation Canvas incoraggia le organizzazioni ad attivare una riflessione sul cambiamento. Il target che immaginiamo dunque non è specifico, perché questo tipo di riflessione può nascere tanto dalla leadership, quanto dai team di lavoro. Consigliamo comunque di coinvolgere un numero di attori il più rappresentativo possibile delle forze che, all’interno dell’organizzazione, contribuiscono alla definizione di un percorso di trasformazione, come le funzioni HR e IT.

Gli utilizzi specifici del Canvas possono essere molteplici: può essere utilizzato come guida di una conversazione oppure come strumento per coinvolgere una platea più ampia in un vero e proprio workshop interno, per allineare le parti e stimolare una riflessione strategica verso il futuro o per guidare una retrospettiva sul percorso intrapreso.

Come utilizzare il Canvas

Pensiamo che iniziare a riflettere sul cambiamento debba essere un’attività facile da svolgere per le persone. Per questo abbiamo scelto di condividere l’OK Activation Canvas sia in formato PDF sia su Miro, in modo che i team possano iniziare a collaborare subito, anche in modo ibrido, verso la trasformazione e la costruzione di organizzazioni resilienti.

In entrambi i casi, il Canvas si compone di 6 macro-attività, ciascuna corrispondente a uno degli step che abbiamo raccontato qui sopra. Ciascuna di queste è guidata da una serie di domande, che aiutano a orientare il lavoro verso gli obiettivi.

Condividiamo questo strumento per permettere a chiunque lo desideri di cominciare a disegnare in autonomia la strada verso il cambiamento, ma siamo felici di accompagnarvi in questo percorso se lo desirerete.

Autori: Silvia Ferrari, Sofia Muscianisi e Chiara Leonardi