Fare rete e scambiare conoscenze nei nuovi contesti d’impresa: il valore delle Business Community

Modelli gestionali ibridi e people centricity

Con l’avvento della pandemia, molte trasformazioni organizzative già in atto da tempo nel contesto d’impresa hanno subito una forte accelerazione.

La diffusione di modelli gestionali ibridi, in cui il lavoro in presenza è affiancato – se non sostituito – da quello da remoto e in cui le logiche di collaborazione si fanno ogni giorno più ramificate e digitalizzate, è ormai arrivata a toccare anche molte di quelle realtà che ancora, fino a qualche anno fa, opponevano resistenza a un cambiamento ormai inevitabile.

Gli spazi di lavoro sono cambiati.

Gli strumenti di comunicazione sono cambiati.

L’organizzazione dei tempi produttivi è cambiata, ancorandosi a nuovi paletti e con nuove flessibilità.

La ricerca Microsoft “The Next Great Disruption Is Hybrid Work – Are We Ready?” – realizzata intervistando più di 30.000 lavoratori di 31 mercati in tutto il mondo fra febbraio 2020 e febbraio 2021 – mostra chiaramente che il passaggio al lavoro da remoto ha rafforzato le relazioni fra colleghi di team più ristretti e indebolito quelle nelle cerchie più ampie, fra persone che non lavorano strettamente assieme:

Anche in OpenKnowledge abbiamo monitorato le trasformazioni di alcuni comportamenti e relazioni all’interno dello spazio di lavoro nel passaggio in remote working: scopri di più nel nostro articolo Accanto a chi ti siedi in ufficio e perché è importante.

Evidenze di questo tipo mettono bene in luce come il cambiamento in atto non abbia carattere esclusivamente pratico, e come nel prossimo futuro possa facilmente rivelarsi sempre più importante per le imprese la capacità di disegnare strategie di business in grado di tenere agganciate le persone (al brand, al team, le une con le altre).

A rendersi necessario, quindi, è tanto un processo di trasformazione tecnologica, degli strumenti e delle metodologie di lavoro, quanto quello di un’evoluzione culturale, di mentalità individuale e collettiva.

Trasformazioni organiche, a tutti i livelli

Sempre più spesso le tematiche di People Engagement si fanno spazio all’interno delle imprese. Ma cosa significa, oggi, in un contesto organizzativo profondamente mobile e ramificato, mettere le persone al centro? Innanzitutto occorre partire dalle esigenze professionali che queste persone manifestano nell’ambito della loro quotidianità lavorativa.

Innanzitutto esigenze informative come quella di restare agganciati alle novità di “casa madre”, in merito, ad esempio, al lancio di un nuovo servizio o all’introduzione di nuovi standard procedurali. Ci sono poi le esigenze di networking, dalle più basilari – entrare in contatto con nuovi colleghi o con collaboratori altrimenti distanti per geografia o per area di competenza – fino alle più articolate – superare barriere di team o di ruolo per abilitare flussi di collaborazione più agili e partecipati. Senza dimenticare le esigenze formative e di crescita (personale e di team), per portare all’interno dei tavoli di lavoro nuove conoscenze e competenze a partire dalla condivisione di idee ed esperienze.

Per rispondere a questo tipo di esigenze, la lente OpenKnowledge si rivolge in particolare verso tre dimensioni organizzative:

A – Comunicazione employee-centrica

In un’ottica in cui i confini di ruolo e di team sono sempre più fluidi, abbattere i silos che ancora troppo spesso dividono e ingessano le logiche di comunicazione, ascolto e collaborazione fra top management ed employee è il primo passo per rendere una trasformazione organizzativa davvero possibile.

Più le imprese sono in grado di strutturare e alimentare nel tempo flussi di comunicazione e ascolto attivo e reattivo nei confronti di tutte le proprie figure, più il tessuto aziendale si solidifica e diventa resistente.

B – Knowledge & experience sharing

Dall’avvento della pandemia siamo tutti geograficamente più “lontani”, eppure mai come oggi abbiamo la possibilità di condividere facilmente, grazie agli spazi digitali, conoscenze e know-how, esperienze e best practice, suggerimenti e nuove idee.

Mettere a fattor comune questi preziosi asset può generare una cultura organizzativa ricca e partecipata come mai prima, in cui l’aderenza ai miglior standard presenti all’interno dell’azienda avviene in maniera naturale e costante nel tempo.

C – Collaborazione organica

Là dove una costante condivisione di informazioni, conoscenze, esperienze e buone pratiche entra effettivamente a sistema, possono arrivare a chiarirsi e rafforzarsi tutti i livelli di collaborazione – fra manager ed employee, fra employee e manager, internamente ai team di lavoro, fra team di lavoro diversi.

In questo modo l’organizzazione del lavoro trova una strutturazione chiara e lineare per tutti e le connessioni, i contatti e gli scambi si fanno fondamenta di una cooperazione e una collaborazione effettivamente condivisa e collettiva.

Per abilitare realmente l’employee a porsi efficacemente nel contesto in cui opera, occorre quindi ragionare su queste tre leve, tanto in chiave tecnologica quanto di cambiamento del mindset, affinché la trasformazione non avvenga solo a un livello puramente strumentale ma vada ad agire efficacemente sulla cultura organizzativa del gruppo.

La risposta delle Business Community

Una delle progettualità di change management che più efficacemente vanno in questa direzione è quella delle Business Community.
In breve, possiamo definire Community un qualunque spazio virtuale – vissuto e partecipato interamente online o in modalità ibrida – aperto ad un determinato gruppo di persone con un interesse comune e utilizzato come principale mezzo di comunicazione, espressione e scambio. Un esempio celebre dal mondo Social: la Community Duolingo per l’apprendimento delle lingue.

In ambito organizzativo, le Business Community sono spazi virtuali online – tipicamente ospitati da piattaforme largamente condivise e utilizzate (es: Teams, SharePoint o Yammer della suite di Microsoft 365) o supportati da CMS sviluppati ad hoc – a cui un determinato gruppo di employee fa riferimento per confrontarsi e perseguire insieme un obiettivo professionale comune.

Caratteristiche, layout, struttura, contenuti e logiche di interazione variano al variare di questo obiettivo ed evolvono di pari passo con l’evoluzione del contesto, umano e aziendale, entro cui ogni Community muove. Insomma, ogni Community possiede una storia a sé.

Fatta questa importante premessa, possiamo comunque inquadrare, almeno a titolo di esempio, alcune delle macro-tipologie di Business Community attualmente più diffuse nei contesti lavorativi:

• Community di network – a rafforzamento di network già esistenti o per lo sviluppo di nuove reti (es. team di nuova composizione, consolidamento di identità e valori di gruppo)
• Community di adoption – a supporto dell’introduzione di nuovi tool o servizi (es. adozione di un nuovo gestionale, introduzione a livello aziendale di strumenti di collaborazione come Microsoft 365, Google Suite, etc.)
• Community di pratica – in accompagnamento alla trasformazione di uno specifico flusso di lavoro (es. spostamento in remote working, adeguamento di metodologie di lavoro a logiche sostenibili)
• Community di processo – a potenziamento di una determinata operatività (es. velocizzazione procedure di archiviazione, sistematizzazione standard qualitativi in termini di GDPR)
• Community di formazione – a supporto dell’acquisizione di nuove competenze e skills (es. percorsi di Train the Trainers, alfabetizzazione di gruppo su metodologie “scrum” e “agile”)
• Community di innovazione – a supporto di logiche di ricerca e sviluppo o talent scouting (es. promozione logiche di ambassadorship, promozione di nuove idee, benchmark di mercato, job posting interni)

Al di là della scelta di tipologia e struttura, le Business Community si pongono l’obiettivo di facilitare cicli di conversazione e scambio continuativi al fine di abilitare trasformazioni organizzative di lungo periodo, andando ad agire tanto sulla sfera pratica che su quella culturale.

L’impatto positivo che una Business Community può generare in aree di business apparentemente lontane tra loro è testimoniata da alcune delle esperienze OpenKnowledge più recenti: uno spazio digitale dedicato a data scientists, pensato per potenziare la cultura del dato all’interno di una nuova divisione aziendale; una Community di ingegneri e geologi dislocati in tutto il mondo, nata con l’obiettivo di agevolare il knowledge sharing e le logiche collaborative a distanza; un ambiente rivolto a team di change ambassador per una popolazione di expert selezionati da vari ambiti organizzativi. Attraverso queste Community, ogni giorno OpenKnowledge mette in connessione e anima le conversazioni e il knowledge sharing per network di oltre 2mila professionisti.

La chiave dell’approccio OpenKnowledge

Ciò che, come OpenKnowledge, mettiamo a disposizione delle organizzazioni per la creazione e la messa in piedi di Business Community è un percorso di affiancamento disegnato su misura per ogni cliente, strutturato indicativamente in alcune macro-fasi di envisioning, co-design, deploy e life-manteinance.

Al centro di ogni progettualità, sempre ben fermo il nostro principio guida: l’ascolto delle persone – tanto quelle che progettano e co-disegnano l’ambiente digitale, che coloro che poi fruiscono il servizio e “abitano” gli spazi di Community ogni giorno.

È dalla raccolta dei bisogni – degli sponsor quanto dei destinatari – che parte il design di ogni Community, ed è all’ascolto dei diversi livelli organizzativi che ogni Community ritorna, perché è solo prestando orecchio e attenzione costante alla voce e ai comportamenti online dei suoi partecipanti che una Business Community può davvero avere successo, restituendo reali benefici di produttività e soddisfazione al contesto aziendale entro cui muove.

Per dirla con le parole di una nostra referente, sponsor e responsabile di una delle Community più solide che abbiamo contribuito a disegnare:

“Le risposte che stanno arrivando ci stanno dicendo molto dei nostri nuovi colleghi e della loro cultura aziendale pregressa. Da queste reazioni possiamo immaginare cosa fare per aiutarli a favorire ancora di più l’integrazione. E questo vale ancora di più in un momento di post pandemia: la Community rappresenta il canale migliore per capire qual è il termometro dell’azienda”.

Per approfondire l’ambito delle Business Community secondo la “lente di OK”, consigliamo anche la lettura dell’articolo “Le Business Community – I luoghi virtuali di comunicazione e scambio” all’interno de “Il tempo ritrovato”, supplemento di Harvard Business Review Italia di dicembre 2021 a firma OpenKnowledge

Autori: Giorgia Stefani, Lorenzo Bruno