Lago: INTRANET 2.0

lago
"Mettiamoci comodi nella nuova Intranet"

Lago è una giovane azienda produttrice di mobili che ha saputo imporsi velocemente sul mercato dell’arredamento grazie a un’inusuale cultura, fatta di creatività, freschezza e capacità d’innovare investendo sui giovani e sul costante miglioramento dei processi produttivi. L’azienda diviene una S.p.A nel 2006 e si espande nei mercati internazionali, crescendo del 50% anno su anno anche in periodo di evidente crisi economica. Sempre nel 2006 Lago decide di sperimentare una nuova via, guardando al Web 2.0 per veicolare in maniera fresca e tempestiva prodotti e contenuti, ma anche per coinvolgere i propri dipendenti, rivenditori e consumatori in una conversazione in grado di migliorare i prodotti, supportare le vendite, diffondere brand e peculiarità di un’offerta dalla forte identità e dallo spiccato valore di design. Sotto la guida del giovane marketing manager Nicola Zago, l’azienda inizia così ad affacciarsi in modo nuovo in Rete, prima studiando e poi sperimentando strumenti all’epoca poco diffusi quali blog, foto, video, wiki, gestione progetti online, servizi erogati in modalità software-as-a-service.

Con l’aiuto di OpenKnowledge Lago si è preparata a compiere un ulteriore salto, diventando una realtà in cui gli stessi paradigmi della rete erano posti alla base dei meccanismi di produzione, condivisione e utilizzo della conoscenza.

 

LA SFIDA

Sono queste le riflessioni che hanno mosso l’azienda nel novembre del 2008 al lancio di una Intranet 2.0, i cui benefici si riflettessero su tre piani distinti:

  • piano organizzativo: creare in modo organico, strategico e strutturato un unico luogo in cui tutti i dipendenti, indipendentemente dal ruolo e dalla posizione geografica, potessero costantemente lavorare insieme, condividere competenze e soluzioni;
  • piano culturale: allargare la partecipazione attiva nei tool sociali a tutti i componenti dell’azienda, management in primis, aumentandone sensibilità, ownership e confidenza con le nuove modalità di interazione;
  • piano tecnologico: migrare gradualmente tutte le soluzioni disponibili, contenuti compresi, verso una sola piattaforma flessibile, partecipativa, facile da usare e pensata per far emergere dal basso i contributi del singolo dipendente.

 

LA SOLUZIONE

La soluzione ha visto l’integrazione di una Intranet basata su tecnologia Jive SBS (J2EE).
Il progetto ha visto l’avvio con una fase di brainstorming seguita da una fase di co-design e da un pilot svolto con 30 dipendenti,m in modo che fosse possibile co-progettare il nuovo ambiente aziendale. Il cambiamento è stato principalmente in termini di comunicazione e knowledge management: le mail sono state bandite e tutte le comunicazioni si sono spostate su discussioni aperte visibili da tutti gli attori del processo; i risultati parziali non sono più scritti su file esterni, ma sono inseriti in documenti wiki con la possibilità di modifiche condivise, processi di approvazione e validazione, gestione del versioning. Si sono coniugate velocità nello scambio informativo con i dettami più consolidati della gestione per la qualità.
Tutto ciò ha prodotto una partecipazione più intensa del gruppo di lavoro, un’anticipazione delle criticità, una maggiore velocità nel decision making, una centralizzazione e sedimentazione delle informazioni prima disperse, una maggiore consapevolezza dell’impatto delle proprie attività sull’intero progetto.

 

I RISULTATI

  • Più velocità tramite una riduzione del 70% dei tempi complessivi per raggiungere decisioni sullo sviluppo del prodotto;
  • una maggiore reattività ai segnali provenienti dal mercato e dall’interno grazie a un abbattimento del 41% dei tempi necessari a coinvolgere i referenti in riunioni e attività di brainstorming da cui le modifiche tecniche hanno origine;
  • una maggiore efficienza complessiva grazie a un taglio drastico (oltre 90%) della durata delle riunioni operative e di allineamento dato che tutti i partecipanti sono aggiornati in tempo reale grazie alla trasparenza della nuova intranet;
  • più qualità ottenuta migliorando del 40% le decisioni sul prodotto dato il maggiore numero di persone, competenze ed esperienze che è possibile coinvolgere

A questi benefici misurabili, se ne aggiungono altri più soft, ma non meno importanti che hanno permesso a Lago di vincere il prestigioso premio ICT Award Enterprise 2.0 a SMAU 2009.